Cum să organizați o conferință

O conferință este o modalitate excelentă pentru persoanele care au interese comune să se întâlnească și să facă schimb de idei de ultimă oră în domeniul lor. Pentru a numi câteva, conferințele sunt evenimente regulate în lumea academică, în multe domenii ale industriei, în grupuri de marketing de diferite nivele și în grupuri religioase. Dacă ați decis să organizați o conferință în domeniul dvs., ați putea începe prin a realiza că o conferință bine planificată are o listă de sarcini de aproape 1 km în lungime. Va trebui să planificați și să vă gândiți la sala de conferințe, lista participanților, implementările tehnologice și chiar pauzele. Dacă începeți să regretați cantitatea de muncă când vă planificați, încetiniți efortul, faceți o pauză și recunoașteți că aveți abilitățile necesare pentru a organiza o conferință. Cheia pentru o planificare reușită a conferinței este de a aborda fiecare sarcină câte un pas la un moment dat și de a păstra o listă detaliată a ceea ce ați făcut și ce ar trebui să faceți în continuare.

pași

Partea 1
Planificați conferința: Primii pași

Imagine cu titlul Proiectați un proiect A + Pasul 3
1
Începeți mai devreme Trebuie să începeți primele etape de planificare a conferinței cu cel puțin opt luni în avans. Poate fi mai lungă dacă conferința va avea mulți participanți sau dacă sfera sa de acțiune este largă.
  • Amintiți-vă: multe locuri și servicii de alimentație și băuturi trebuie să fie rezervate luni în avans, deoarece mulți participanți vor trebui să călătorească și să își planifice prezentarea.
  • Imaginea intitulată
    2
    Formați un comitet. O comisie pentru conferință va lua toate deciziile în legătură cu aceasta și vor exista mai multe persoane pentru a vă asigura că aveți perspective suficiente pentru a lua decizii cu privire la problemele importante. În acest fel, veți avea destui oameni care vor realiza cu adevărat totul.
  • Veți avea nevoie de un coordonator al conferinței, care va fi responsabil de toate deciziile importante și cine va ajunge cel mai mult timp pentru a combina toate eforturile. De asemenea, puteți angaja un planificator de evenimente, dacă aveți un buget suficient de mare, deoarece acest lucru vă va salva durerea de cap.
  • Dacă această conferință este o repetare a unei conferințe care a avut loc deja, încercați să contactați coordonatorul din anul precedent în comisie. Dacă nu puteți participa, cereți cel puțin un material din anul precedent pentru a vă ajuta să optimizați planificarea.
  • Imagine cu titlul Studiu în străinătate Pasul 7
    3
    Scrieți ordinea de zi și obiectivele. Va trebui să definiți în mod clar ceea ce sperați să realizați cu această conferință, deoarece aceasta va determina restul deciziilor dvs. Știind ce doriți să transmiteți și cine să vă adresați înainte de a începe o conferință pe care o organizați, veți scăpa de stresul pe măsură ce continuați să vă deplasați înainte.
  • Dacă nu ați planificat niciodată o conferință, vă va fi sensibil să vă mențineți la un plan mic și relativ simplu la prima dată când o faceți. Practic vorbind, aceasta va însemna o conferință de cel mult o zi sau două, cu cel mult 250-300 de persoane.
  • Imaginea intitulată Stabiliți într-o depunere Pasul 3
    4
    Alege orașul și datele. Deși este posibil ca, fără planificare, să nu puteți alege locul și data specifice, este important să aveți o idee bună despre cât timp trebuie să planificați.
  • Probabil că vor exista multe restricții la data pe care o alegeți din cauza situației dvs. specifice - totuși, conferințele sunt de obicei ținute în anumite perioade ale anului și în anumite zile ale săptămânii. De exemplu, în Europa, conferințele sunt de obicei ținute între martie și iunie sau între septembrie și noiembrie - într-o altă perioadă oamenii sunt mai puțin probabil să participe. În mod similar, conferințele au tendința să aibă loc de joi până vineri sau de luni până marți. Aflați ce standarde de industrie se află în domeniul dvs. înainte de a alege luna și zilele.
  • Durata unei conferințe depinde de numărul de persoane care credeți că vor participa și de tot ce trebuie atins în cadrul conferinței. Pentru o conferință de 250-300 de persoane, planificați aproape două zile întregi.
  • În general, trebuie doar să încercați să organizați o conferință în orașul dvs., iar acest lucru ar trebui să aibă acces la hoteluri, aeroporturi din apropiere și la o gamă acceptabilă de locuri. Este, de asemenea, mai bine dacă orașul este o zonă metropolitană mare pe care oamenii ar dori să o viziteze oricum - așa că oamenii care ezită să meargă probabil vor fi acolo dacă este o destinație turistică.
  • Imaginea intitulată Începeți un centru de îngrijire a copiilor de casă Pasul 5
    5
    Dă conferinței un nume. Acest lucru vă va ajuta atunci când începeți difuzarea - totuși, aceasta va ajuta, de asemenea, în planificare, deoarece acest lucru va asigura că materialele dvs. sunt coerente și veți începe să construiți o prezență în rețelele sociale pentru conferință.
  • Alegeți un nume care face aluzie la obiectivul sau la audiența conferinței în sine. Căutați nume de conferințe similare pentru a obține idei - totuși, asigurați-vă că este original.
  • Partea 2
    Organizați conferința

    Imagine intitulată Cumpărați cu ridicata Pasul 2
    1
    Dezvoltați bugetul Nu există nicio modalitate de a face altceva fără a ști cât de mulți bani ar trebui să cheltuiți în general și apoi să împărțiți acești bani în misiuni, cum ar fi locul de desfășurare a conferinței, materialele și plata vorbitorilor. Alegeți-vă bugetul și, dacă delegați responsabilități, asigurați-vă că asistenții dvs. se adaptează și la limitele dvs. monetare.
    • Faptul că decideți sau nu să recrutați sponsori pentru evenimentul dvs. vă poate influența bugetul. Sponsorii vor plăti o taxă pentru susținerea conferinței - totuși, ei vor avea de asemenea o prezență în conținutul conferinței în sine, în mod normal vor avea prezentări sau panouri cu vorbitori proprii și materiale de conferință cu anunțuri și logo-uri. Partea pozitivă este că sponsorul vă va plăti în avans și veți avea bani pentru a lucra în conformitate cu planul dvs. Sponsorii ar putea fi filantropi sau lideri industriali locali, în funcție de subiect.
  • Imaginea intitulată
    2
    Setați prețul de intrare și metoda de vânzare. Unele conferințe sunt gratuite pentru participanți, iar altele au un cost exorbitant. Există mai mulți factori care trebuie luați în considerare la stabilirea prețului de intrare și la stabilirea modului în care veți începe să le vindeți:
  • Care sunt taxele asociate cu planificarea conferinței? Dacă este o mică conferință locală, cu puțin sau fără taxă, ar putea avea sens să nu se perceapă persoanele care participă. O altă opțiune este de a permite exponenților să participe gratuit, în timp ce alții vor plăti o mică taxă pentru a acoperi costurile conferinței.
  • Conferințele care durează câteva zile sau cele care servesc mese plătesc în mod obișnuit o taxă de înregistrare, care variază de la 30 dolari la câteva sute de dolari în Statele Unite.
  • Multe conferințe utilizează o scară variabilă de plată pentru persoanele care se află în diferite stadii ale carierei. De exemplu, conferințele academice percep taxe mai mici pentru studenți decât profesorii și, de asemenea, percep taxe mai mici pentru membrii asociațiilor sponsorilor decât pentru publicul larg.
  • Imagine intitulată Dezvoltarea unui imobil comercial comercial Pasul 4
    3
    Alegeți locația conferinței. Atunci când căutați local, rețineți numărul de participanți, confortul locației, parcarea și apropierea de transportul public, aeroporturi și hoteluri. Obiectivul dvs. atunci când găsiți un loc pentru a organiza conferința trebuie să fie acela că duce la participarea participanților cât mai ușor posibil.
  • Vedeți dacă orașul dvs. are un centru de convenții sau un hotel cu săli de convenții. Pentru conferințe mici, puteți închiria adesea un centru comunitar sau o biserică locală.
  • Imaginea intitulată Creați o serie de beneficii pentru concerte Pasul 9
    4
    Solicitați asistență de la personalul local. Dacă ați ales o locație despre care se știe că organizează conferințe, atunci profitați de această resursă valoroasă. Asta face personalul în fiecare zi și ar trebui să fie în măsură să răspundă la toate întrebările sau preocupările și să vă dea sfaturi atunci când aveți nevoie de el.
  • Unii localnici au chiar un planificator de evenimente pentru personal și puteți să vă ocupați de toate detaliile rămase ale conferinței. Chiar dacă planificatorul plătește o taxă, poate că merită să-l împiedica să devină propriul loc de muncă cu normă întreagă în următoarele săptămâni.
  • Imaginea intitulată Deal cu dezamăgirea într-o relație Pasul 1
    5
    Decideți meniul. Când organizați o conferință, va trebui să vă amintiți că participanții nu vor să stea pe tot parcursul zilei fără a încerca o masă decentă și mulți nu vor ști ce este disponibil în zonă. Determinați dacă veți angaja un serviciu de alimentație și băuturi care aduce micul dejun, prânzul și gustările sau dacă locația conferinței pe care ați ales-o va oferi servicii alimentare.
  • Rețineți că mulți oameni au restricții dietetice, alergii și preferințe care pot face planificarea meselor destul de dificilă. Dacă alegeți o companie experimentată cu produse alimentare și băuturi, ei vor putea să facă opțiuni pentru oamenii vegetarieni, pentru preparatele de gluten și fără pâine, pentru mâncarea kosher și alte preferințe pentru mâncare.
  • Imaginea intitulată Câștiga un proces electoral local Pasul 4


    6
    Insistați să faceți un tur. După ce ați trecut prin majoritatea activităților în organizarea conferinței dvs., nu va trebui să lăsați nimic la întâmplare. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți un tur cu ceilalți participanți la începerea conferinței.
  • Du-te la locul de desfășurare a conferinței și întâlniți-vă cu personalul cu o zi înainte, astfel încât să vă asigurați că totul este la locul său și, de asemenea, să acorde o atenție la orice detaliu ultimul minut.
  • Partea 3
    Planificați conținutul conferinței

    Imaginea intitulată Începeți o bancă alimentară Pasul 8
    1
    Planificați programul. Acum știți titlul conferinței și aveți o idee generală asupra subiectului. Cu toate acestea, va trebui să decideți cum veți efectua acest lucru. Conferințele sunt de diferite tipuri, iar diferitele industrii adoptă diferite abordări. Dacă nu sunteți sigur cum să procedați, luați în considerare următorul format de conferință:
    • Începeți cu o idee de bază sau cu un discurs inaugural. Acesta este, în mod normal, un discurs sau o prezentare dată de cineva cu un nume recunoscut în industrie sau domeniu: cineva care este, de obicei, un vorbitor bine-cunoscut pe care îl puteți convinge să meargă. Ideea de bază poate fi făcută după-amiaza și apoi se termină cu cina. De asemenea, se poate face primul lucru dimineața în timpul primei conferințe a zilei.
    • Trebuie să împărțiți zilele sau zilele petrecute la conferință în sesiuni mai scurte. Conținutul real al sesiunilor în mod normal, să fie stabilite de către persoana care va expune (participanți trimite propuneri) - cu toate acestea, puteți planifica, de asemenea, workshop-uri, proiecții de filme sau alte formate pe care le cunoașteți pe care doriți să le includeți. În funcție de numărul de persoane care participă, puteți efectua o sesiune de la un moment dat (ceea ce este cunoscut sub numele de „plen“) sau puteți avea mai multe sesiuni efectuate simultan (ceea ce este cunoscut sub numele de „grupuri de lucru“). În acest fel, participanții vor avea opțiuni de participare.
    • Conferința se termină bine, cu un vorbitor motivațional sau cu o provocare pentru public.
  • Imagine cu titlul Studiu în străinătate Pasul 3
    2
    Decideți tipul sesiunilor pe care le veți avea. Acest lucru va varia în funcție de standardele din domeniu - cu toate acestea, puteți lua în considerare conferințe, prezentări cu lucru în curs, ateliere de lucru, actualizări de politici sau discursuri despre situații, sesiuni interactive sau o prezentare deschisă a posterelor.
  • Tipul de sesiuni pe care sperați că le va influența modul în care veți publica conferința, deci decideți în prealabil tipul de conținut care va fi cel mai important pentru publicul țintă.
  • Durata sesiunilor poate varia de la 45 de minute la trei ore fiecare, în funcție de numărul de prezentări și de conținut.
  • Imaginea intitulată Găsiți cea mai bună școală activă Pasul 5
    3
    Planificați dacă trebuie să includeți o altă activitate. Știind cum poți ajusta alte evenimente importante din programul tău de conferințe va fi important să faci un eveniment de succes.
  • De asemenea, puteți programa timp pentru evenimente organizaționale, cum ar fi premii sau întâlniri de afaceri.
  • Puteți include mese și băuturi sau cere participanților să aducă hrana lor (de obicei, numai că va alege opțiunea din urmă, dacă nu percepe o taxă pentru asistență în alt mod, oamenii vor aștepta taxa de înregistrare acoperă cel puțin o masă). De asemenea, puteți lua o pauză și permiteți participanților să ia masa la restaurantele din apropiere dacă locația dvs. se află în oraș.
  • Decideți dacă este posibil ca participanții dvs. să dorească un fel de divertisment, cum ar fi excursii în zona locală, o noapte într-un club de comedie sau un film sau joc. În unele orașe și în unele industrii acest lucru este de așteptat, dar în altele poate părea în loc.
  • Partea 4
    Publicați conferința

    Imagine intitulată Publicitate pentru o școală preșcolară
    1
    Determinați cine va participa. Există multe tipuri de conferințe, inclusiv conferințe academice, religioase și industriale, iar la rândul lor, fiecare dintre aceste tipuri diferă în tipul de participant. Va trebui să vă asigurați că există suficient interes pentru segmentul vizat înainte de a începe planificarea.
    • Dacă adresați doar unui grup mic, de exemplu, angajaților companiei dvs. sau membrilor bisericii dvs., nu va trebui să urmați mai mulți pași pentru a face publice conferința. Unul sau două e-mailuri simple, împreună cu o mențiune într-un buletin informativ sau într-o ședință administrativă, ar trebui să fie suficiente pentru a face publice conferința.
  • Imagine intitulată Dezvoltarea unui imobil comercial comercial Pasul 3
    2
    Găsiți lideri din industrie care pot participa. Veți avea nevoie de o stea mare sau de un vorbitor principal care să vă ajute să convingeți alți oameni din industrie.
  • După ce știți sigur numele importante ale domeniului care va participa, puteți include aceste informații în materialele conferinței. De exemplu, în anunțurile pentru participanți.
  • Imagine intitulată Dezvoltarea unui imobil comercial comercial Pasul 2
    3
    Creați o pagină web a conferinței. În zilele noastre, este aproape obligatoriu să existe o prezență digitală pentru ca o conferință să aibă succes. Găsiți o adresă URL care include numele conferinței sau un derivat logic al acesteia, astfel încât va fi ușor să o găsiți. Includeți toate informațiile importante despre conferință de pe site și asigurați-vă că includeți adresa URL în toate materialele tipărite și anunțurile care au legătură cu conferința.
  • Pe site, asigurați-vă că includeți data, ora și adresa locului de desfășurare a conferinței, precum și numele vorbitorilor proeminenți. Puteți include, de asemenea, informații despre transport, cazare, atracții ale locului și puteți atașa programul conferinței atunci când este disponibil, dacă doriți.
  • De asemenea, puteți să actualizați site-ul web cu un link pentru a vă înregistra când sunteți gata să deschideți registrul.
  • Imaginea intitulată Țineți legătura cu o fată care vă place Pasul 7
    4
    Mediatizează. Începeți în avans (chiar și cu un an în avans), astfel încât prezentatorii să poată începe să trimită propuneri pentru idei de sesiune. În funcție de dimensiunea conferinței dvs. și de publicul țintă, abordarea dvs. va fi diferită. Rețineți locul în care membrii publicului dvs. țintă obțin informații despre această industrie sau grup. Acestea ar putea include:
  • rețele sociale (cum ar fi un cont Twitter și Facebook al organizației sponsor);
  • serverele automate de corespondență și listele de contacte pentru e-mail -
  • ziare, buletine, reviste sau bloguri comerciale -
  • Afișe, fluturași sau alte anunțuri care sunt trimise către companii, organizații sau grupuri relevante.
  • Imaginea intitulată Lucrul la o cabină de taxare Pasul 1
    5
    Solicitați propuneri. În materialele dvs. de publicitate trebuie să includeți, de asemenea, un "apel pentru participanți" sau o "cerere de propuneri", solicitați astfel persoanelor sau grupurilor să trimită documente, panouri sau propuneri pentru ateliere.
  • În funcție de industria dvs., puteți indica o extensie specifică a propunerii. În mediul academic, conferințele mai mici cer, de obicei, un rezumat al câtorva cuvinte, în timp ce conferințele mai mari cer manuscrise complete.
  • Imaginea cu titlul Plank Step 4
    6
    Începeți să acceptați înregistrările. O idee bună este să aveți posibilitatea ca participanții să se înregistreze în fața conferinței, chiar luni în avans, astfel încât să aveți o idee despre numărul de persoane care vor participa.
  • Creați o pagină web de înregistrare care este legată de site-ul conferinței. Dacă nu aveți cunoștințele tehnice pentru a vă crea, ar trebui să știți că există mai multe moduri de a face acest lucru folosind serviciile existente. De exemplu, puteți plăti o taxă pentru a utiliza serviciile RegOnline, o companie care găzduiește înregistrări online pentru evenimente și le trimite într-un mod ușor de utilizat.
  • De asemenea, puteți permite participanților să sune sau să trimită un fax pentru înregistrare dacă aveți o modalitate de a procesa plata prin card de credit.
  • Dacă nu doriți să dezvoltați o metodă online sau telefonică, creați un formular de înregistrare și încărcați-l pe site-ul dvs. ca un PDF. Apoi, cereți participanților să tipărească, să umple și să trimită prin e-mail, împreună cu un cec, adresa firmei dvs.
  • Pentru a încuraja înregistrarea precoce, oferiți o reducere celor care se înregistrează o lună sau mai mult în avans, o taxă ușor mai mare pentru cei care se așteaptă să se înregistreze în luna anterioară conferinței și o taxă ușor mai mare pentru înregistrările la aceeași ușă .
  • sfaturi

    • Întrebați vorbitorii în avans dacă vor avea nevoie de echipamente suplimentare pentru prezentările lor, cum ar fi un podium, televizoare, ecrane mari sau computere.
    • Aflați dacă oricare dintre participanții la conferință au cerințe dietetice speciale la pregătirea meniului.
    • Când comparați prețurile spațiilor, întrebați și prețul alimentelor, apei, băuturilor etc. Acestea pot fi foarte scumpe.
    • Luați în considerare scopul conferinței atunci când rezervați camera. Ați putea obține unul cu scaune de tip auditoriu sau unul cu scaune care au mese pentru a lua notițe.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Cum se pornește un apel de grup pe skype pentru macCum se pornește un apel de grup pe skype pentru mac
    Cum se efectuează apeluri la Skype 3Cum se efectuează apeluri la Skype 3
    Cum se face un apel de conferință pe un iPhoneCum se face un apel de conferință pe un iPhone
    Cum se face o conferință video pe SkypeCum se face o conferință video pe Skype
    Cum să organizați evenimente pe FacebookCum să organizați evenimente pe Facebook
    Cum să organizați o reuniune promoționalăCum să organizați o reuniune promoțională
    Cum să vă organizați minteaCum să vă organizați mintea
    Cum să faci un clubCum să faci un club
    Cum să organizați voluntariCum să organizați voluntari
    Cum să împărțiți sărbătorile atunci când aveți interese diferiteCum să împărțiți sărbătorile atunci când aveți interese diferite
    » » Cum să organizați o conferință

    © 2011—2020 ertare.ru